Ovo se, između ostalog, navodi u reviziji učinka na temu “Elektronsko upravljanje dokumentima u institucijama BiH”, koju je uradila Kancelarija za reviziju institucija BiH. Uspostavljanje sistema upravljanja dokumentima preduslov je za digitalizaciju i e-upravu, a ako se nastavi ovim tempom, BiH će tek za 22 godine stvoriti uslove da iskorači u ovoj oblasti.
Ono što posebno zabrinjava, a što su naveli revizori, jeste da sistemi upravljanja dokumentima koji su uvedeni u pojedine institucije nisu interoperabilni, odnosno nisu postavljeni na isti način, zbog čega je pitanje mogu li se uopšte uvezati među sobom.
“Većina institucija BiH prilikom nabavke sistema upravljanja dokumentima nije iskazivala zahtjev za interoperabilnost, otvorenost za integraciju ili povezivanje s drugim informacionim sistemom”, naveli su revizori.
Revizori su istakli i to da se usvajanjem Strategije reforme javne uprave u BiH 2006. godine Savjet ministara BiH opredijelio za jednoobraznu uspostavu sistema upravljanja dokumentima te da je od toga prošlo 15 godina i da je još neizvjesno kada će taj sistem biti uspostavljen u drugim institucijama.
“Poseban izazov će biti povezivanje sistema upravljanja dokumentima u cilju razmjene podataka i informacija iz razloga što ovi sistemi treba da budu standardizovani”, naglasili su revizori.
Inače, sistem upravljanja dokumentima je osnova za poslovanje bez papira i taj sistem kontroliše “životni ciklus” dokumenta u organizacijama od kreiranja, uređivanja, ispravljanja, praćenja i arhiviranja. Takođe, sistem omogućuje efikasno poslovanje, upravljanje i kontrolu nad predmetima, uključujući i automatizaciju zaprimanja dokumenta te u krajnjem slučaju povećava produktivnost i efikasnost organizacije i doprinosi uštedi vremena i troškova.
“Nepoznati su podaci kolika je vrijednost interno razvijenih softvera. Raspon vrijednosti nabavljenih sistema upravljanja dokumentima se kreće od 5.000 do 2,5 miliona KM”, piše u reviziji učinka, koja je procijenila da je do sada potrošeno više od 5,5 miliona KM na taj projekat, koji nije doveden do kraja.
Kada je riječ o troškovima, zbog neuspostavljanja sistema propuštena je i prilika da se ostvare uštede, a kako je istaknuto, “tri institucije su iz budžeta izdvojile oko 380.000 KM zato što nije realizovan projekat ‘Sistemi za upravljanje dokumentima'”.
Komentar na temu kašnjenja u uvođenju sistema upravljanja dokumentima i e-vlade pokušali smo dobiti i u Kancelariji koordinatora za reformu javne uprave, međutim Dragan Ćuzulan, koordinator, nije se javljao na mobilni telefon.
